歓送迎会の司会を任された。進行はどうしたらいいんだろう。。
春は、別れと出会いの季節ですね。新しく社会人になって会社などの組織の中で仕事を始める人、他の地方から転勤になって新しい土地で仕事を始める人、定年や結婚などの理由で退職する人など。そんな人たちを温かく迎えたり送りだしたりする歓送迎会の司会を頼まれることもあるでしょう。
いそんな時に、困った。どうしよう。と、頭を抱えることのないように、歓送迎会で司会を頼まれたら、何をすべきかを調べてみました。
歓送迎会の司会の進行マニュアルはどんなのなんだろう。。
まずは、全体を把握するために、歓送迎会の挨拶などの一連の流れについて調べてみました。
①開会の言葉
②最初の挨拶
③乾杯
④会食、歓談
⑤新任者の挨拶
⑥花束、記念品贈呈
⑦転出者の挨拶
⑧締めの挨拶と手締め
⑨閉会の言葉
⑩お開き、二次会の案内
。。。これが歓送迎会の一般的な流れです。
こう書くと難しく見えますが、シーンにもよりますが緊張するのは開会の言葉だけではないでしょうか。
食事が始まるとみんなリラックスして勝手に話に花が咲き、あとは様子と時間をみながら進行していきましょう。
いったい歓送迎会の司会の役割ってなんだろう。。
歓送迎会の司会の役割は、新しい門出を祝福すべく、気持ちよく送る人も送られる人も過ごせるように場を和ませることです。
「司会を頼まれるということはできる人、みんなに好かれている人」だと私は思います。
《心に残る言葉をひとつ残して、時間内にうまくまとめること》
ではないでしょうか。
「あの人ならできる」そう思って頼まれたのではないでしょうか。
歓送迎会の司会として気をつけること
進行の段取りをテンポ良く考える
歓送迎会の司会として気をつけることは、テンポよく会が進行するように段取りをよく考えることです。
途中で話が長くなりそうなときはあとの時間を考えてうまく次に進行しましょう。
会場の予約は早い目にしましょう
歓送迎会に使う会場を予約する場合は、できるだけ早く予約を入れましょう。歓送迎会のシーズンで、しかも人気のお店ほど早く予約が埋まってしまいますので、お料理やお店の雰囲気の良いお店を、早めに予約するようにしておきましょう。
挨拶をお願いする人には早い目にお願いすればゆとりができます
また、挨拶をお願いする場合は、その人に事前に早めにお願いしておけば、頼まれた人も慌てずじっくり時間をかけて挨拶を考えられるので、よいです。
案内状はメールと招待状を分けましょう
案内状は、参加者の案内状はメールでも構いませんが、送られる側には、招待される側には、封書の招待状を手渡しで渡すようにすると、大切にされている感じがして、送られる側も気持ちが良いです。招待客には、参加費を請求することがないように気をつけましょう。
開催時間がくれば始めましょう
当日は、遅れてくる人があっても、ある程度の時間になったら会を始めてしまいましょう。待ち時間が長いほど、ダラダラとしてしまって締まりのない会になってしまうので、注意が必要です。
挨拶をお願いしている人にはタイムスケジュールを渡しましょう
また、送られる側の挨拶は会の中でも重要なので、本人には事前にどのくらいの時間に挨拶になるのかを伝えておけば、本人も心の準備ができてよいです。
席順は上座から順番に考えましょう
歓送迎会の席順について、会場のテーブルが円卓の場合は、入り口から一番遠い席が上座になります。次に偉い人が上座に向かって左側、その次が右側、そして、奥から左、右、左、右の順になります。
座敷などの四角いテーブルの場合は、床の間がある場合は、床の間の前が一番の上座。一番偉い人の前が、２番目に偉い人となります。床の間がない場合は、入り口から一番遠い席が上座です。
メニューは多めに。料金は高くても五千円くらいで収めましょう
歓送迎会のメニューですが、７～８品はついて、飲み放題つきで５千円くらいの会費で収まるのが良いでしょう。不景気の今、あまり高いと皆さんに負担が大きくなりますので、手ごろな値段でゆったり楽しめるお店を予約されるのが良いですね。
司会の予行練習をしましょう
会の当日は、司会者はゆっくり食事も歓談もできないとは思いますが、送られる側や新入社員など、みんなが会を催してもらってよかったと思えるよう、送られる側には感謝の気持ちを、新しい社員や転勤でいらした方には、温かい言葉を送って、ここで頑張って仕事をしよう！という意欲が持てるような良い会になるように、予行練習なども念入りにして、会を盛り上げましょう。
歓送迎会の司会の進行について真面目にネットで調べているあなたは「次もあの人に頼もう！」きっとそう言われるでしょう。
では歓送迎会の司会 がんばってください。笑
コメント